viernes, 25 de mayo de 2018

El próximo mes de mayo entra en vigor el Reglamento Europeo de Protección de Datos y está previsto que también lo haga la nueva Ley española sobre LOPD. Esta normativa implica que todas las empresas deben estar actualizadas antes del 25 de mayo, la norma será de aplicación para todo tipo de negocios, pero ¿cómo afecta la nueva Ley de Protección de Datos a las pymes?

Cambios más importantes de la nueva Ley de LOPD

En primer lugar vamos a resumir los principales cambios que trae esta normativa:
  • Se endurecen las sanciones: La Agencia Española de Protección de Datos podrá imponer sanciones de hasta el 4% de la facturación anual, así como responsabilidades de carácter civil, penal y laboral, en el caso de que se produzcan hechos de gravedad, cuya responsabilidad se trasladaría a los administradores.
  • Se aplica el Principio de Responsabilidad Activa (Accountability): La empresa no sólo deberá adaptar sus procedimientos, documentación e instalaciones a la norma de LOPD, ante cualquier reclamación o queja deberá demostrar que ha adoptado todas las medidas necesarias para evitar las incidencias, y para ello deberá ser capaz de probar que ha realizado las gestiones oportunas. Por ejemplo, impartir formación a sus trabajadores para que estos tengan conocimiento sobre cómo deben aplicar la nueva normativa. Para probar este hecho contará con la factura del centro de formación, que acredita la formación impartida.
  • Se establece la protección de datos desde el diseño y por defecto: La privacidad de los usuarios va a ser fundamental, las empresas deberán determinar desde el primer momento qué medidas de seguridad deben implementar, según el tratamiento de datos que se vaya a realizar.
  • Se refuerza la exigencia del consentimiento: deberá hacerse mediante una declaración o acción informativa, ya no servirá deducir el silencio o inacción como consentimiento.

A continuación veremos cuáles son las novedades que pueden afectar a la pequeña y mediana empresa, recordamos que todas están obligadas a velar por el cumplimiento en materia de protección de datos.

¿Cómo afecta el nuevo Reglamento de Protección de Datos a las pymes?

Con la nueva norma desaparece el actual envío de ficheros, pero esto no quiere decir que la pequeña empresa esté exenta de cumplir la normativa. El nivel de repercusión del nuevo Reglamento de Protección de Datos sobre la empresa variará según el tipo de actividad, el volumen de datos que manejen o el tipo de datos, tendrán diferentes obligaciones.
Existen varias novedades que deberán aplicar las pymes, independientemente de su tamaño o facturación, analizamos cuáles son:
  • Mantener un registro de actividades:
Según artículo 30 del Reglamento Europeo de Protección de Datos, las empresas que cumplan algún requisito del siguiente perfildeberán llevar a cabo obligatoriamente un registro de todas aquellas actividades que impliquen tratamiento de datos:
  1. Empresas con más de 250 trabajadores.
  2. Se realizan tratamientos de datos con riesgo.
  3. Se trata de un tratamiento de datos no ocasional, es decir, su actividad implica un tratamiento de datos de clientes habitualmente.
  4. Tratamiento de categorías especiales de datos personales, estos pueden ser: datos de origen étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas, afiliación sindical, datos genéticos o biométricos, datos relativos a la salud, vida sexual u orientación sexual).
  5. Tratamientos relativos a condenas e infracciones penales.

  • Tener un Delegado de Protección de Datos:
Con la nueva Ley, aparece una nueva figura encargada de velar por el cumplimiento de la normativa en el seno de la empresa, el Delegado de Protección de Datos. Esta persona podrá estar en plantilla o se podrá contratar a un consultor externo a la organización. Existen algunos supuestos que obligan a tener a este responsable de forma obligatoria, puedes ampliar información aquí.
De todos los supuestos posibles, vamos a destacar algunos que sí pueden darse en las pymes. En estos supuestos, la pequeña empresa estará obligada a tener un Delegado:
  1. Aquellas empresas que realicen un tratamiento de datos de naturaleza especial (por ejemplo, incluyan datos de afiliación sindical, datos sobre la salud, etc.. que mencionábamos más arriba).
  2. Si trabaja con datos que requieran una observancia habitual y sistemática de interesados a gran escala (por ejemplo, si tu empresa tiene una página web a través de la cuál capta datos de usuarios, envía campañas de email, y tiene cierto volumen de datos).
  3. Centros docentes privados.
  4. Entidades que exploten redes y presten servicios de comunicaciones electrónicas.
  5. Establecimientos financieros de crédito.
  6. Entidades aseguradoras.
  7. Comercializadoras de energía.
  8. Actividades de publicidad y prospección comercial.
  9. Centros sanitario.
  10. Empresas de seguridad privada.

  • Tener un responsable de privacidad:
En el caso de que tu empresa no esté obligada a tener un Delegado de Protección de Datos, no le exime de tener un responsable de privacidad. Todas las empresas deberán designar la persona de la organización que se encargue de velar por la privacidad de los datos. Esta función podrá ser llevada a cabo por el propio autónomo o un trabajador en plantilla.
Además, deberá encargarse de que en la empresa se haya realizado la adaptación correctamente y una evaluación de impacto.
Para poder desempeñar correctamente esta tarea, es recomendable formar al trabajador que vaya a llevarla a cabo. Para ello, hemos diseñado un curso que le permitirá adquirir los conocimientos sobre la nueva normativa: Curso de la Ley de Protección de datos 2018. Reglamento y nueva Ley.

Si tengo una pequeña empresa, ¿qué gestiones se pueden ver afectadas?

Probablemente estés leyendo esto, y pensarás, si yo tengo una pequeña empresa, no tengo datos de clientes, esto no me afecta. Pues bien, a continuación te mostramos varios ejemplos donde la pequeña empresa recoge datos habitualmente sin ser consciente, y que a partir de ahora, sí tienen importancia de cara a la nueva Ley.
Gestiones que implican tratamiento de datos en la pyme y que debes revisar:
  • Página web. Puede ser que tengas cookies activadas en la página web (si tu web tiene insertadas determinadas funciones para saber cómo navegan los usuarios) o haya registro de sus datos. etc..
  • Documentación, solicitudes, formularios.
  • Cámaras de vigilancia. Si están siendo grabados usuarios o trabajadores.
  • Datáfono. A través de éste se están usando los datos de las tarjetas de los clientes.
  • Datos personales relativos a las nóminas y contratos de los trabajadores.
  • Datos personales o de proveedores.
  • Datos de menores. Por ejemplo, si tienes una pequeña academia y asisten menores a clase, estos datos son considerados de alta sensibilidad, lo que te obligaría incluso a tener un delegado.
  • Datos de salud. Los negocios de estética y salud habitualmente recogen datos relativos a la salud de sus clientes, algunos de ellos también pueden verse obligados a tener un delegado.

Como puedes apreciar, todos los negocios, en mayor o menor medida van a tener que adaptarse a la Ley de LOPD

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